De aantrekkingskracht van complexiteit
Complexiteit, hoewel zwaar bekritiseerd, heeft zijn eigen aantrekkingskracht als het gaat om het verleiden van de menselijke natuur. De aantrekkingskracht van complexiteit probeert leiders, bedrijven en organisaties aan te trekken met zijn eigen unieke aard op zo'n manier dat organisaties zich vaak niet eens realiseren wanneer ze een pad zijn ingeslagen dat hen uiteindelijk zo complex zal maken dat het een uitdaging zal worden om door de basisbehoeften en -vereisten van de organisatie te navigeren.
Als organisaties groeien - niet alleen puur in omvang, maar misschien ook in het aantal jaren dat ze bestaan, het aantal werknemers of de hoeveelheid producten die ze aanbieden - hebben bedrijven de neiging om onbewust hun eigen complexiteit te creëren. De wens om de klant beter te leren kennen, de wens om meer te analyseren, de wens om over betere gegevens te beschikken, de wens om processen effectiever te laten verlopen, leidt op zichzelf al tot een stappenplan dat complex is en in de toekomst tot nog meer ingewikkeldheden zal leiden. Het belangrijkste aspect dat we ons hier moeten realiseren is dat letterlijk geen van de organisaties hun reis is begonnen met de intentie om complex te worden of met de wens om de manier van werken op enigerlei wijze te laten ontsporen. De start van wat een gecompliceerde, administratieve, bureaucratische nachtmerrie zal worden, was altijd vanuit een positieve plaats omdat er de wens was om te verbeteren, om beter te worden, om meer beschikbaar te zijn voor de klanten of voor de werknemers of voor een van de belanghebbenden.
Neem het voorbeeld van een organisatie die zich tot doel stelt haar processen te consolideren en te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat de juiste checks and balances aanwezig zijn om de belangen van de organisatie te waarborgen en iedereen die deze beheert te beschermen. De gedachte hierachter is absoluut juist en hard nodig. Echter, in de drang om iets sterks te creëren, is wat men uiteindelijk creëert een ingewikkeld proces dat een kritieke rem zet op de snelheid en efficiëntie van de organisatie. Over het algemeen zie je een goedkeuringsmatrix die de besluitvorming en actie vertraagt en op de lange termijn gewoon niet schaalbaar is. Voeg hieraan toe dat deze zaken bestand moeten zijn tegen elk aspect van compliance of audit en je hebt een pijnlijke, zware strijd in handen die je elke dag moet leveren. Waarom raken organisaties verstrikt in de aantrekkingskracht van complexiteit - om vele redenen:
- Het geeft een niveau van belang aan alle betrokkenen - door ze de kans te geven om deel uit te maken van een proces en de goedkeuringsautoriteit ervan. Het geeft mensen een gezicht - zij het een vals gevoel van relevantie - omdat ze misschien niet echt waarde toevoegen aan het proces.
- Het geeft een gevoel van veiligheid en zekerheid. “Hoe complexer het proces, hoe meer we nodig zullen hebben om het uit te voeren” is een onuitgesproken filosofie die de boventoon voert in de hoofden van degenen die kampen met gevoelens van onzekerheid of irrelevantie.
- Het is een makkelijk schuldige kind. Hoewel het misschien een wens is om dingen snel anders te doen, is de complexiteit die in de organisatie ontstaat een gemakkelijk doelwit om de schuld te geven aan vertragingen of het niet opleveren van projecten.
- Het geeft leiders een speelveld om iets nieuws te laten zien. Vaak beginnen leiders of managers - om iets nieuws naar de organisatie te brengen - nieuwe processen te creëren of nieuwe matrices te willen die tot ongewenste complexiteit leiden.
Een simplistische aanpak betekent niet dat je eenvoudige dingen moet doen...
De argumenten voor eenvoud
Eenvoud is absoluut het nieuwe zwart - hoewel het nooit echt uit de mode is geweest. Hoeveel voorbeelden er ook zijn van organisaties die worstelen met complexiteit, er zijn evenveel voorbeelden van organisaties die succesvol zijn overgestapt op eenvoud en een voorsprong hebben. Dit gebeurde echter niet toevallig. Al deze organisaties besloten tot een vastberaden aanpak om dingen te vereenvoudigen en volgen een gedisciplineerde aanpak om eenvoud in de organisatie te implementeren, te stimuleren en te bereiken. De voorbeelden van FAANG-bedrijven schieten me onmiddellijk te binnen - een vergelijkbaar onderliggend principe waar elk van hen aan heeft gewerkt is het creëren van een klantervaring die zo eenvoudig is dat er geen enkele vorm van leren, training of begrip nodig is - het is simplistisch, bijna tot op een intuïtief niveau. Het beste voorbeeld is mijn eigen 10-jarige die als een pro door de Amazon site navigeert - alles intuïtief opgepikt door de simplistische ervaring te verkennen en te volgen.... en ik heb het gevoel dat mijn 3-jarige niet ver achter ligt!
Een andere diepe duik in bedrijven die met succes wendbaar en innovatief zijn geworden en voorop lopen, toont de gelijkenis van eenvoud in hun aanpak. Misschien is de veerkracht om snel te falen en steeds weer snel te leren een ander belangrijk aspect, maar dat kan misschien het beste in een aparte discussie worden behandeld!
Let wel, een simplistische aanpak betekent niet dat je eenvoudige dingen doet... het betekent dat je potentieel complexe situaties vereenvoudigt om gefocust te blijven op wat echte waarde creëert - producten, mensen en ervaringen. Een ongelukkige belemmering voor eenvoud is de behoefte om complexe dingen te zien/tonen. Neem het voorbeeld van de laatste presentatie die je hebt gezien. Als het te eenvoudig was - ook al werd de boodschap effectief overgebracht - zou je je afvragen of het wel relevant genoeg is. Voeg een paar dia's toe met complexe diagrammen, grafieken en tabellen .... en voila - hetzelfde wordt acceptabel en relevant! Ik geloof dat dit de grootste paradox is waar we allemaal mee leven - we willen dingen vereenvoudigen, maar we willen ingewikkelde voorstellen zien voor hetzelfde!
Siegle + Gale, een strategiebedrijf met als slogan “Simpel is slim”, publiceert een jaarlijkse index van de eenvoudigste merken ter wereld, dat is gebaseerd op interviews met 15.000 mensen in negen landen. Uit de gegevens blijkt dat 64 procent van de mensen eerder geneigd is om een merk aan te bevelen dat eenvoudige ervaringen levert. In 2019 kregen Netflix, Google en Aldi de hoogste onderscheidingen (bron: www.strategy-business.com).
Geen eenvoud.... Geen Innovatie
Nu de modewoorden wendbaarheid en innovatie steeds belangrijker worden als noodzakelijk om te hebben, beginnen bedrijven te kijken naar manieren om kaders in te voeren die hen helpen om sneller te innoveren dan de concurrentie. In de huidige VUCA-wereld moeten bedrijven immers niet alleen veranderen om succesvol te zijn, maar ook om te overleven! Maar denktanks, innovatiecentra, veranderingsacademies - hoe je ze ook mag noemen - zullen alleen overleven en daadwerkelijk iets van betekenis voortbrengen als het onderliggende principe van eenvoud eerst in de organisatie is ingebakken. Eenvoud is de drijvende kracht achter een wendbaar denkmodel, innovatie floreert in een eenvoudige omgeving - niet omdat de processen vereenvoudigd zijn, maar omdat de overbodige bureaucratische rompslomp die alle leidinggevenden in hun hoofd meedragen, is weggegooid en ze daadwerkelijk kunnen bijdragen aan innovaties die een impact hebben op de klant, de medewerkers en uiteindelijk op de bottom-line.
Voor startende bedrijven is het misschien gemakkelijker om het niveau van eenvoud te handhaven terwijl ze groeien. Met genoeg informatie en discussie over dit onderwerp kan en moet een startende ondernemer zich bij elke stap in de groei van zijn organisatie afvragen: houd ik de dingen eenvoudig? Bewust zijn is voorbedacht en men zou de zelfopgelegde verantwoordelijkheid op zich moeten nemen om dit keer op keer te controleren om eenvoudig en gefocust te blijven.
Voor gevestigde organisaties is het een ander verhaal. Zodra de berg van onzekerheid, emoties en weerstand tegen verandering is aangepakt, begint het echte werk van hoe te vereenvoudigen. En helaas, in de meeste gevallen, realiseert men zich dat in plaats van het aanpassen en het maken van kleine veranderingen, een grotere revisie van hoe dingen werken nodig is. Misschien moet je zelfs met een compleet nieuwe pagina beginnen en letterlijk alles eruit gooien. Laat je op zo'n moment niet meeslepen door de gedachte dat deze verandering geen recht doet aan de erfenis die is gecreëerd. Eerlijk gezegd is het meestal de erfenis - systemen, procedures en in veel gevallen mensen - die organisaties ervan weerhoudt om iets nieuws te creëren dat meer in lijn is met de nieuwe norm en op de lange termijn zal werken.
De reis naar eenvoud
De Eenvoudreis is een praktische, zesstappenaanpak voor het vereenvoudigen van organisatorische processen en structuren. Door de bestaande complexiteit te erkennen, activiteiten nauwgezet te herzien en design thinking toe te passen, kunnen organisaties hun activiteiten stroomlijnen, efficiënter werken en uiteindelijk hun doelen effectiever bereiken. Deze reis legt de nadruk op duidelijke communicatie en een gebruikersgericht perspectief om begrip te kweken en verandering te omarmen.
STAP 1: Aanvaarding
De eerste stap op de Eenvoudreis is Acceptatie. Dit houdt in dat u een fundamentele waarheid erkent: uw organisatie werkt momenteel met verouderde, te complexe processen of structuren. In plaats van waarde toe te voegen, leiden deze complexiteiten vaak af van uw kerndoelen en belemmeren ze de algehele prestaties.
Acceptatie vereist een openhartige beoordeling van de huidige situatie. Het betekent erkennen dat de manier waarop dingen altijd zijn gedaan misschien niet langer de meest effectieve manier is. Het gaat over toegeven dat de bestaande systemen, hoewel ze misschien ooit functioneel waren, omslachtig en inefficiënt zijn geworden. Deze stap is cruciaal omdat het de weg vrijmaakt voor verandering. Zonder erkenning van het probleem is er geen stimulans om een oplossing te vinden. Acceptatie creëert de noodzakelijke basis om de reis naar eenvoud te beginnen.
STAP 2: Activiteiten beoordelen
Zodra je de noodzaak van vereenvoudiging hebt geaccepteerd, is de volgende stap het beoordelen van activiteiten. Dit houdt in dat je een gedetailleerde audit uitvoert van alle activiteiten van je organisatie. Het doel is om die activiteiten te identificeren die pijn veroorzaken, onnodige overhead creëren of middelen verbruiken zonder echt voordeel op te leveren.
Dit onderzoek moet alomvattend en onbevooroordeeld zijn. Het vereist een grondig onderzoek van elk proces, elke taak en functie binnen de organisatie. Stel kritische vragen:
- Wat is het doel van deze activiteit?
- Draagt het direct bij aan onze doelen?
- Is het efficiënt en effectief?
- Zorgt het voor frustratie of knelpunten?
- Welke bronnen verbruikt het?
- Kan het ook anders, eenvoudiger?
Door activiteiten nauwkeurig te bekijken, kunt u verborgen inefficiënties blootleggen en gebieden identificeren die rijp zijn voor vereenvoudiging. Deze stap levert de gegevens die nodig zijn om weloverwogen beslissingen te nemen over welke activiteiten je kunt elimineren, stroomlijnen of automatiseren.
STAP 3: Een lijst maken
Nadat je je activiteiten hebt bekeken, is de volgende stap het maken van een lijst. Dit houdt in dat je een duidelijke inventaris maakt, waarbij je een onderscheid maakt tussen wat geen waarde toevoegt (en verwijderd moet worden) en wat wel waarde toevoegt (en vereenvoudigd, geautomatiseerd of geoptimaliseerd kan worden). Deze lijst moet overzichtelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn. Het moet duidelijk zijn:
- Te elimineren activiteiten: Dit zijn activiteiten die weinig of geen waarde leveren en onnodig middelen verbruiken. Ze moeten uit de processen van de organisatie worden verwijderd.
- Activiteiten om te vereenvoudigen: Dit zijn activiteiten die waarde toevoegen, maar momenteel te complex of inefficiënt zijn. Ze moeten worden gestroomlijnd en gemakkelijker uitvoerbaar worden gemaakt.
- Activiteiten automatiseren: Dit zijn activiteiten die repetitief en tijdrovend zijn. Ze kunnen worden geautomatiseerd met behulp van technologie om de efficiëntie te verbeteren en fouten te verminderen.
- Activiteiten om te optimaliseren: Dit zijn activiteiten die al relatief efficiënt zijn, maar die nog verbeterd kunnen worden door procesverbeteringen of technologische upgrades.
Het opstellen van deze lijst biedt een duidelijk stappenplan voor het vereenvoudigingsproces. Het helpt bij het prioriteren van inspanningen en zorgt ervoor dat middelen worden gericht op de gebieden die de grootste impact zullen hebben.
STAP 4: Ontwerpdenken
Met je lijst in de hand is de volgende stap om Design Thinking-methodes toe te passen om processen opnieuw vorm te geven en te vereenvoudigen. Dit houdt in dat je processen opnieuw bekijkt vanuit het perspectief van de gebruiker of klant, wrijving wegneemt en ze intuïtiever maakt.
Design thinking is een mensgerichte aanpak voor het oplossen van problemen. Het benadrukt empathie, experimenteren en iteratie. Overweeg het volgende om design thinking toe te passen op het vereenvoudigen van processen:
- Inleven: Begrijp de behoeften en pijnpunten van de gebruikers of klanten die interactie hebben met het proces.
- Definieer: Definieer duidelijk het probleem dat je probeert op te lossen.
- Idee: Brainstorm een reeks mogelijke oplossingen.
- Prototype: Maak een eenvoudig prototype van het nieuwe proces.
- Test: Test het prototype met gebruikers en verzamel feedback.
- Itereren: Het prototype verfijnen op basis van de ontvangen feedback.
Door design thinking toe te passen, kun je processen creëren die niet alleen eenvoudiger, maar ook gebruiksvriendelijker en effectiever zijn. Deze aanpak zorgt ervoor dat de vereenvoudigde processen voldoen aan de behoeften van de mensen die ze gebruiken.
STAP 5: Rollen herzien
Het vereenvoudigen van processen vereist vaak een overeenkomstige vereenvoudiging van de organisatiestructuur. De volgende stap is het aanpassen van de rollen. Dit houdt in het verminderen van lagen, het verbreden van de controlemogelijkheden, het verduidelijken van rollen en verantwoordelijkheden en het afstemmen van deliverables op de gestroomlijnde processen.
Een complexe organisatiestructuur kan efficiëntie in de weg staan en knelpunten veroorzaken. Door de structuur te vereenvoudigen, kun je de communicatie verbeteren, werknemers mondiger maken en de besluitvorming versnellen.
Overweeg het volgende bij het herzien van rollen:
- Lagen verminderen: Onnodige managementlagen elimineren om communicatie en besluitvorming te stroomlijnen.
- Verbreed de reikwijdte van controle: Verhoog het aantal werknemers dat aan elke manager rapporteert om het aantal benodigde managers te verminderen.
- Verduidelijk rollen en verantwoordelijkheden: Zorg ervoor dat elke werknemer zijn rol en verantwoordelijkheden goed begrijpt.
- Deliverables aanpassen: Stem de resultaten van werknemers af op de gestroomlijnde processen om ervoor te zorgen dat iedereen naar dezelfde doelen toewerkt.
Door rollen te herzien, kun je een wendbaardere en responsievere organisatie creëren die beter is uitgerust om de vereenvoudigde processen uit te voeren.
STAP 6: Communiceer
De laatste stap in de Simplicity Journey is communiceren. Dit houdt in dat de visie, veranderingen en beweegredenen achter de vereenvoudigingsinspanningen uitgebreid moeten worden gecommuniceerd.
Eenvoud is voor mensen gemakkelijker te begrijpen en te omarmen als het duidelijk wordt uitgelegd en versterkt. Communicatie is essentieel om draagvlak te creëren en ervoor te zorgen dat iedereen akkoord gaat met de veranderingen. Je communicatie moet:
- De visie uitleggen: Verwoord duidelijk de doelstellingen van de vereenvoudiging en de voordelen die ze zal opleveren.
- Beschrijf de veranderingen: Leg de specifieke veranderingen uit die worden doorgevoerd in processen en rollen.
- Geef de reden: Leg de redenen achter de veranderingen uit en hoe ze de organisatie zullen verbeteren.
- Consistent zijn: Communiceer de boodschap consistent via alle kanalen.
- Wees open en eerlijk: Wees transparant over de uitdagingen en kansen die gepaard gaan met de vereenvoudigingsinspanning.
Door meer te communiceren, kunt u een gedeeld begrip van de Simplicity Journey creëren en ervoor zorgen dat iedereen samenwerkt om de gewenste resultaten te behalen. Dit bevordert een cultuur van voortdurende verbetering en helpt de organisatie zich aan te passen aan toekomstige uitdagingen.
Enkele laatste woorden over eenvoud
Ik ben ervan overtuigd dat mensen organisaties bouwen, ervaringen leveren en de motor zijn achter succes. Mensen gedijen goed in een omgeving waar eenvoud hun prestaties mogelijk maakt en hen helpt betrokken te blijven. Al onze oplossingen zijn ontworpen rond het principe van eenvoud. Het hoogste niveau van prestaties, efficiëntie en productiviteit wordt bereikt wanneer de organisatie een mensgerichte strategie creëert die simplistisch, effectief en schaalbaar is op de lange termijn. Wil jij ook vereenvoudigen? Neem gerust contact met me op!
