Jouw privacy is voor ons belangrijk. Daar moet je op kunnen vertrouwen. En daarom zijn we graag transparant in welke gegevens wij van jou bijhouden, hoe en waar we deze opslaan en hoe we jouw gegevens verwerken. Dat hebben we omschreven in deze privacy statement. Uitgangspunt is dat jij zelf ALTIJD eigenaar blijft van jouw gegevens. Je kunt deze altijd opvragen, aanpassen of aan laten passen en zelfs verwijderen. No questions asked. Daarnaast kun je erop vertrouwen dat wij jouw gegevens NOOIT aan derden verkopen. En ook niet gratis weggeven trouwens. Op deze pagina lees je meer over onze werkwijze met betrekking tot privacy. En als je een vraag of opmerking hebt, laat het ons dan beslist even weten!
WAAROM GEBRUIKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?
Wij mogen natuurlijk niet zomaar persoonsgegevens opslaan en verwerken. Daarvoor moeten wij wettelijk gezien ‘juridische gronden’ hebben. Een onnodig moeilijke term voor ‘een verdomd goede reden hebben’. Nou, die hebben we natuurlijk. Unlocking Human Potential. Onze business draait om de persoonlijke ontwikkeling van mensen. Maar daarnaast hebben we, zodra er sprake is van een overeenkomst ook gegevens nodig om onze afspraken na te komen. Hieronder tref je een overzicht aan van situaties waarin wij persoonlijke gegevens nodig hebben om aan onze verplichting te kunnen voldoen.
- Contactverzoeken (formulieren, factsheet aanvragen, onze chatfunctionaliteit)
- Registratie voor Open Trainingen en In-company of Maatwerk Trainingen
- Aanmelding en gebruik van ons leerplatform Traineroo.app
- Het aangaan van overeenkomsten voor trainingen, workshops, evenementen of andere diensten (offertes & bevestigingen)
- Het versturen van facturen
WAARVOOR GEBRUIKEN WIJ JOUW GEGEVENS?
Waarom zouden wij om persoonlijke gegevens vragen als we die niet echt nodig hebben? Hieronder lichten wij toe waarvoor we jouw gegevens gebruiken. Wij gebruiken jouw persoonlijke gegevens om:
- contact met je op te nemen als je daarom hebt gevraagd (contactformulier, offerte-aanvraag);
- je een uitnodiging en intake-formulier te sturen bij deelname aan een training;
- je berichten te sturen om de voortgang in jouw learning journey te waarborgen;
- gebruik te kunnen maken van het Traineroo.app leerplatform;
- je van persoonlijk advies te voorzien ten aanzien van jouw ontwikkeling;
- contact met je op te nemen voor klantonderzoeken, reviews en beoordelingen;
- je op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen, inspirerende artikelen en evenementen;
- je te informeren over speciale acties;
- facturen te versturen;
WIE KRIJGT TOEGANG TOT JOUW GEGEVENS?
Dat is afhankelijk van onze overeenkomst en hoe je gebruik maakt van de diensten van Traineroo Talent Development. Je kunt erop vertrouwen dat we jouw gegevens alleen vragen én opslaan als dat echt nodig is voor onze dienstverlening. Wij verstrekken jouw gegevens NOOIT aan derden zonder dat er sprake is van een samenwerking om de diensten van Traineroo Talent Development te leveren. Alle platformen van Traineroo Talent Development ontwikkelen we in eigen beheer. Wel maken we gebruik van software van een aantal betrouwbare partners. Denk bijvoorbeeld aan partijen als Exact voor de administratie, Microsoft en Mailchimp voor het verzenden van emails en BuddyBoss voor ons leerplatform. Deze software wordt echter vanaf onze eigen server bij Hostnet gehost. Deze partners mogen jouw gegevens alleen gebruiken om jou een dienst te leveren namens Traineroo Talent Development.
Traineroo Talent Development is een waardenetwerk van professionals in learning development. Dat betekent concreet dat we soms gebruik maken van trainers die niet in dienst zijn van Traineroo Talent Development. Wanneer jij deelneemt aan een training krijgt de trainer toegang tot jouw voornaam, achternaam, bedrijfsnaam en functie. En in enkele gevallen jouw (zakelijke) email-adres. Alle professionals waarmee wij werken zijn op de hoogte van onze privacy statement en hebben zich hieraan geconfirmeerd.
WAAR WORDEN JOUW GEGEVENS OPGESLAGEN?
Zoals we al eerder omschreven; onze platformen worden gehost vanaf een VPS (Virtual Private Server) via Hostnet. Dit is ook waar onze databases gehost zijn. Wanneer jij je registreert voor een training of ons Traineroo.app Leerplatform worden jouw gegevens op onze servers opgeslagen. Daarnaast werken we met een aantal externe partners voor de uitvoering van onze diensten:
- Mailchimp: voor het versturen van emailings.
- Exact: voor het verwerken van de administratie (alleen gegevens van opdrachtgevers).
- HubSpot: voor het verwerken van klantcontacten (alleen gegevens van opdrachtgevers en potentiële klanten.
- Mollie: voor het veilig verwerken van betalingen via onze webshop of training registraties.
- SurveyMonkey: voor het afnemen van Evaluaties & Surveys na deelname aan trainingen.
- Microsoft Office: voor het opslaan van deelnemerslijsten & emailverkeer
HOE LANG BEWAREN WE JOUW GEGEVENS?
We bewaren jouw gegevens natuurlijk niet voor de lol. Dus zodra wij de gegevens niet meer actief gebruiken worden deze verwijderd. Wel kan het voorkomen dat we jouw gegevens nog anoniem gebruiken voor interne analyses en rapportages. Om dit wat meer concreet te maken hebben we een aantal richtlijnen opgesteld voor de bewaartermijn van jouw persoonlijke gegevens:
- Administratieve gegevens bewaren we 8 jaar. Dit gaat om factuur-, betaal- en training-registratiegegevens. Eén jaartje langer dan we moeten van de belastingdienst. Gewoon om aan de veilige kant te zitten;
- Wanneer je je registreert op ons leerplatform Traineroo.app bewaren we jouw gegevens zolang als je actief bent op het platform. Wanneer je niet meer inlogt ontvang je de 1e twee jaar een verzoek per email om je gegevens te updaten. Wanneer je na de 3e reminder niet binnen 6 maanden reageert wordt jouw inactieve profiel verwijderd. Je kunt trouwens zelf de inhoud en zichtbaarheid van jouw profiel altijd aanpassen!;
- jouw gegevens blijven onbeperkt behouden in onze emailing database. Bij elke emailing die je ontvangt kun je je met één klik uitschrijven óf jouw gegevens aanpassen. Wanneer de email bounced (niet meer aankomt omdat jouw e-mailadres niet meer bestaat) worden jouw gegevens binnen 6 maanden automatisch verwijderd;
- alle gegevens in ons CRM systeem worden, wanneer je geen wanneer je geen diensten meer afneemt, na 3 jaar verwijderd;
- Ingevulde training-surveys worden één jaar bewaard. Indien je daar toestemming voor gegeven hebt kunnen we (onderdelen van) jouw beoordeling publiceren op onze websites. Deze gegevens blijven bewaard totdat je ons laat weten dat ze verwijderd moeten worden.
JIJ BENT DE BAAS OVER JOUW GEGEVENS
Jij bent én blijft eigenaar van jouw eigen gegevens. Altijd. Daarom kun je in jouw Traineroo Account alles zelf aanpassen. Inclusief de zichtbaarheid voor anderen van jouw deelname, jouw persoonsgegevens en welke emails je wel of juist niet wilt ontvangen. Met één klik verwijder je zelf jouw profiel en daarmee alle data gekoppeld aan jouw profiel. Hetzelfde geldt voor jouw gegevens in onze emailing database. Eén klik en je kunt alles aanpassen. Of simpelweg verwijderen.
Wil je weten welke informatie wij over jou op hebben geslagen? Neem even contact met ons op. Wij voorzien je dan van een compleet overzicht. Heb je hulp nodig bij het beheren van de gegevens die wij bij Traineroo Talent Development hebben opgeslagen? Neem contact met ons op, wij helpen je meteen!
CONTACTGEGEVENS
Heb je een vraag of opmerking over onze privacy statement? Neem gerust contact met ons op, wij helpen je graag!
Traineroo Talent Development
Tolhuislaan 29
4875 AH Etten-Leur (NB)
The Netherlands
+31 (0)76 – 785 98 22
operations@traineroo-academy.com